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自治会総会の書面議決の方法について

 自治会の総会については、従来のように集まってする方式だけではなく、書面議決でも行うことが可能です。新型コロナウィルス感染拡大を防ぐ観点から、書面議決を行う場合に参考にしてください。
 ※書面議決とは、やむを得ない事情で総会に出席できない場合に、書面をもって議決権を行使する方法です。
 ※総会の開催をやめるのではなく、開催するが書面での参加を求める、という考え方です。

〇書面議決の進め方

① 役員会を開催し、総会を書面議決にて行うことを決定する。

②「総会の開催案内」、「議案書」、「書面表決書」を全員に配布する。

③ 会員から「書面表決書」を提出してもらう。

④ 提出された書面表決書を役員などで集計し、取りまとめる。質問や意見などがあれば、その内容
  についての対応を協議する。

⑤ 回覧などで、全員に結果を報告する。

※書面議決の様式は、自治会の事情に合わせて修正して使用してください。
※あくまで一例ですので、進め方は自治会においてご判断ください。

〇認可地縁団体(法人格のある町内会等)

 認可地縁団体につきましては、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となりますが、上記の方法などをご検討いただき、会員の方の安全に配慮したうえで、ご判断をお願いいたします。なお、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面議決を行うことができます。
※認可地縁団体を組んでいる自治会には、書面議決後、議事録も作成して下さい。

<問い合わせ先>御嵩町役場住民環境課 ふれあい住民係 内線2103

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住民環境課
電話 0574-67-2111

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